Bilgi çağı olarak da adlandırılan 21.yüzyılda kurumların değer oluşturma başarısı; tüm çalışanlar, hizmet alıcıları, tedarikçileri ile ilişkileri ve bu ilişkilerden edindiği bilgi birikimine bağlıdır.

​

     Günümüz modern yönetim anlayışının vazgeçilmezleri olarak şeffaf ve hesap verilebilirlik ilkeleri değer kazanmıştır. Bu ilkelerin devamlı ve sürdürülebilir olması için bilgi sahibi olmak ve bilgiyi etkin bir biçimde kullanabilmek gerekmektedir. Kurumların uzun dönemde kusursuz hizmet sunabilmesi ve sürekli yeni hizmetler üretebilmesi için duyduğu gereksinim;  ancak bilgi ve belgenin doğru yönetilmesi ile sağlanabilir.

​

     Bir organizasyonda iyi tasarlanmış bir sürecin olmadığı, doğru bilginin, doğru zamanda, doğru kişilere ulaşmadığı bir ortamda tüm bilgiler değersizdir. Günümüzün ünlü düşünür ve yazarlarından gelecek bilimci Alvin Toffler “Cehalet artık okuma yazma bilmemek değil, bilgiye nasıl ulaşılacağını bilmemektir.” ifadesiyle bilginin yönetimine dikkat çekmiştir. Bilgi yönetimi, örgütsel amaçlarını başarmak isteyen erkler için bilginin nasıl üretileceğine, elde edilebileceğine, kullanılabileceğine ve yönetebileceğine ilişkin sistematik bir süreçtir. Bilginin büyük bir güç haline geldiği günümüzde, ileri ülkeler ve büyük işletmeler yatırımlarının büyük bölümünü bilgi yönetim teknolojilerine ayırmaktadırlar. Bilginin iktidar olmanın, muktedir olmanın ana kaynağı olduğu gerçeğini bilen her yönetim, bilgiye erişmek istemiş; böylece rakiplerinden önde yürümeyi, kendilerine gelecekleriyle ilgili tasarımlar yapmayı hedeflemişlerdir.

​

     Kurumların, faaliyetlerini daha nitelikli yürütmesini ve rekabet güçlerinin artmasını sağlayacak temel güç kurumsal bilgidir. Kurumsal bilgi, kurum için sürdürülebilir rekabet avantajı sağlayan bir kaynaktır. Kurumsal bilginin temel taşıyıcısı olan kurumsal belgeler; kurumun, kurum çalışanlarının, halkın hak ve menfaatlerini güvence altına alması bakımından son derce önemlidir.

​

     Arşivlerle bilgi arasında doğrudan bir ilişki mevcuttur. Arşivlerin belgeleri barındırdığı, belgelerde bilginin depolandığı, bilginin ise güç olduğu unutulmamalıdır. Bilginin güç ve iktidar sağladığı modern çağda, bilginin ana kaynağı olan arşivlere muhakkak önem verilmesi gerekmektedir. Arşivlerin modern arşivcilik yöntem ve tekniklerine göre düzenlenmemiş olması, kurumların bilgi kaynaklarını etkin bir biçimde kullanamadıklarını göstermektedir.