Arşivciliğe Kavramsal Yaklaşım
Arşivciliğe Kavramsal Yaklaşım
Fatih Rukancı*- Hakan Anameriç**
Özet
Arşivcilik konu ve kapsam itibariyle birçok bileşeni kendi içinde barındırması gereken, disiplinler arası niteliği ile hemen her konu ile ilişkilendirilebilen bir bilim dalıdır. Özünde gelecekte başvurulması muhtemel olan ve arşivsel değer taşıyan her tür bilgi ve belgenin korunması, etkin bir erişime imkân sağlayacak biçimde düzenlenerek hizmete sunulması amacını güden bu bilim dalı, gelişen bilgi teknolojileri ve yönetim yaklaşımları ile faaliyet alanını genişletmiştir. Genişleyen faaliyet alanı ile birlikte özel ve tüzel kişilerin arşivciliğe bakış açısı değişmiş ve zaman içerisinde arşivcilik, yönetimin vazgeçilmez bir unsuru haline gelmiştir. İdari açıdan yönetimin birinci elden resmi bilgi kaynaklarının hizmete sunulduğu, entelektüel açıdan arşiv belgelerine dayalı araştırma yapan kullanıcıların bilgi gereksinimlerinin karşılandığı bir bilgi merkezi statüsünde ele alınması gereken arşivler, bilgi çağının yeni uygulamaları kapsamında yeniden yapılanma sürecine girmiştir. Söz konusu değişimle birlikte arşivcilik geleneksel tanım ve kavramlarına yenilerini eklemiş ve bu yeni kavramların arşivcilik biliminde doğru olarak algılanması ve arşiv hizmetlerinin bu yeni terminoloji çerçevesinde yürütülmesi önem kazanmıştır. Bildiride hem klasik arşiv hizmetlerinde hem de arşivciliğin modern uygulamalarında kullanılan ve doğru anlaşılması zorunlu olan birtakım temel kavramların açıklanarak arşivcilik literatüründe aynı dilin konuşulması ve yazılmasına katkıda bulunmak hedeflenmektedir.
Anahtar Kelimeler: Arşivcilik, kamu arşivi, özel arşiv, arşivsel değer, arşiv belgesi.
Giriş
İngilizce karşılığı “concept” olan kavram sözcüğünün Türk Dil Kurumu’nun Büyük Türkçe Sözlüğü’nde birçok tanımı bulunmaktadır. Bu tanımlardan biri de “sözcüklere gerçek anlamlarını vermek ve bunlar aracılığıyla düşünmek, olayların ve süreçlerin özünü kavrayıp temel yanlarına ve özelliklerine ilişkin genellemeler elde etmek olanağını sağlayan, nesnel çevrenin insan düşüncesindeki yansıma biçimi” ifadelerinin yer aldığı tanımdır (Büyük Türkçe Sözlük, 2007). Bu bağlamda büyük ölçüde uygulamaya dayalı ve uygulamaların da belirli standartlara bağlı olarak yürütülmesini zorunlu kılan arşiv biliminin ortak ve doğru algılamalar çerçevesinde işlerlik kazanması arşivciliğin kavramlarının netleştirilmesi ve yaygınlaştırılması ile mümkündür. Aksi takdirde arşivcilik adı altında gerçekleştirilen birçok yetersiz ya da yanlış uygulamalar arşivciliğin doğru anlaşılmasını engelleyecek ve bu alanda çalışan uygulamacıların ve akademisyenlerin iletişimini, ortaklaşa hareket etmesini olanaksız hale getirecektir. Arşivciliğin bir bilim dalı olarak gelişmesi ve bir meslek grubu olarak arşivcilerin toplum içinde statü kazanması, bu bilim dalına ilişkin kavramların benimsenmesi ve benimsetilmesi ile sağlam temeller üzerinde yükselecektir. Dolayısıyla bilimsel ve mesleki literatürde aynı dilin konuşulmadığı bir bilim dalı ya da mesleğin varlığını kabul ettirmek, önemini anlatmaya çalışmak sonuçsuz bir çabadan öteye gitmeyecektir.
Temel Kavramlar
Arşivciliğin bazı temel kavramlarını netleştirmeye çalışırken konuya “arşiv” ve “arşivci” kavramlarından başlamak zorunda kalışımız ise ülkemizde eğitiminin verildiği arşivciliğin henüz tam olarak benimsenmemiş olması açısından gerçekten üzücüdür. Yine üzülerek belirtmeliyiz ki arşiv, mesleğin en önemli kavramı olmasına rağmen deneyimli arşivciler arasında bile kavram olarak kullanımı çok tutarlı değildir (Dearstyne, 2001: 3). Burada açıklamaya çalışacağımız kavramlar, arşivcilik uygulamalarının tümüyle ilişkili olan ya da arşiv literatüründe yer almasına karşın ilgililerce yanlış bilinen ya da hiç bilinmeyen bazı kavramlardır. Bunların bu alanla ilgili çalışan kişilerin tümü tarafından doğru algılanması ya da bazı yeni kavramların da arşivciliğin faaliyet alanı ile ilgili olduğunun bilinmesi, arşivciliğin çok yönlü ve disiplinler arası bir bilim dalı olarak çağdaş bir bakış açısı ile değerlendirilmesine yardımcı olacaktır.
Kullandığımız ya da sakladığımız bilgi ve belgeleri önceleri etrafımızdaki akarsulara benzetirsek özellikle bilgi teknolojilerinin gelişimi, yeni bilim dalları, yeni örgütlenmeler ve iş kollarının ortaya çıkmasıyla artan bilgi ve belge üretimi sonucunda bugün bir “bilgi-belge tsunamisi” ile karşı karşıya kaldığımızı söylemek yanlış olmaz. Bu tsunami karşısında özellikle büyük organizasyonlarda belge yöneticisi ve arşivcilere her zamankinden daha fazla gereksinim duyulduğu da bir gerçektir. Uzun yıllar bağımsız bir bilim dalı olarak algılanmamış, belki de disiplinler arası niteliği yanlış yorumlanarak hangi bilim dalı altında yer alması gerektiği konusunda çeşitli tartışmaların yaşandığı arşivcilik, biraz geç kalınmış olmakla birlikte ülkemizde de önem kazanmaya başlamıştır. Kimileri bilişim teknolojilerinin arşivcilik uygulamalarını son derece kolaylaştırdığını ve bu mesleğin gün geçtikçe önemini yitirebileceğini vurgularken, kimileri de bilişim teknolojilerinin arşivciliğin kapsam ve uygulamalarını genişlettiğini ve arşivcilerin daha donanımlı yetişmeleri gerektiğini savunmaktadırlar. Hangi görüş doğru olursa olsun, günümüz koşullarında arşivcilik ve arşivci kavramlarının tekrar gözden geçirilerek tanımlanması ve bu tanımların yaygınlaştırılması gerekmektedir.
Arşivciliği salt uygulamalar üzerinden tanımlamak, felsefesini bir kenara bırakarak herkesin yapabileceği bir iş ve işlemler bütünü olarak ortaya koymak, arşivciliğin toplumun entelektüel gelişimindeki etkisinin ve yönetimin önemli bir unsuru olması gerçeğinin vurgulanmasına engel olmaktadır. Arşivciliği, doğru uygulandığı takdirde felsefi açıdan; toplumsal ve yönetimsel yapının vazgeçilmez bir öğesi olarak görüp, kurumsal yapıyla ve bilimsel yaklaşımlarıyla bir bütün olarak ele alan, irdeleyen yöntemli ve yönlendirici çalışmaların tümü olarak ifade edebiliriz (Özdemirci, 1998: 461). Bu yaklaşımın benimsenmesi aynı zamanda arşivciliğe mesleki saygınlık kazandırarak meslek elemanları arasında ortak bir bilincin oluşmasına hizmet edecektir. Arşivciliği belgelerin güncel kullanımlarından sonraki dönemde korunması, düzenlenmesi ve kullanıma sunulması olarak tanımlamak çoğu zaman bu önemli mesleği ve bilim dalını “birtakım belgelerin dosyalara yerleştirilmesi” gibi basit bir işlem olarak sınırlandırmıştır. Bu düşüncenin yıkılması arşivciliğin yönetim ve toplum açısından hangi düzeyde artı değerler ortaya koyduğunu tartışmaya açmak gerekir. Bu tartışmada, arşivciliğin bilimsel prensipler çerçevesinde uygulandığında hangi sonuçların ve yararların ortaya çıkabileceğini ve bunun tersi durumlarda ise hangi zorlukların yaşanacağı ve hangi bedellerin ödenebileceğini gündemde tutmak zorundayız. Zira arşivciliğin yararlarından habersiz yöneticilerin bilgilendirilmesi ve bir kurumun faaliyetlerinin ve gelecekteki hafızasının belgesel kanıtlarına gereken hassasiyetin gösterilmesi konusunda ikna edilmesi için bu tür tartışmalara gereksinim duymaktayız.
Arşivcilik çeşitli bileşenleri olan disiplinler arası bir bilim dalıdır. Bu bilim dalı, belgelerin arşive devrinden imhasına kadar olan süreçte bilimsel arşiv uygulamaları çerçevesinde arşiv belgelerinden optimum düzeyde faydalanılmasına imkan sağlayacak teori ve uygulamaların bütünüdür. Ancak arşivciliğin tüm disiplinler için uygulanabilmesi yani tüm konu ve alanlara ilişkin her tür materyalin gelecekte başvurulması amacıyla denetim altına alınması zorunluluğu arşivciliğin kimi çevreler tarafından farklı algılanmasına ya da sıradan bir iş düzeyinde uygulanmasına neden olmuştur. Bu durumun ortadan kaldırılması ancak arşiv kavramının tüm ilgililer tarafından doğru ve ortak bir algı çerçevesinde değerlendirilebilir hale getirilmesiyle mümkündür. Bu yalnızca arşiv kavramı için değil arşivcilik uygulamalarını çeşitlendiren ve bütünleştiren diğer terim ve kavramlar için de yapılmalıdır ki arşiv ya da arşivcilik söz konusu olduğunda tüm uygulamacı ve araştırmacıların zihninde ortak bir düşünce ve algı oluşabilsin. Kuşkusuz arşivciliğin hak ettiği değerde algılanabilmesi mesleklerine sahip çıkarak onu yüceltmek gibi bir misyonu da yüklenmek durumunda kalan arşivcilerin mesleki doyumları ve mesleğe olan saygılarıyla da doğrudan ilgilidir. Ne yazık ki ülkemizde arşiv denildiğinde çoğu zaman Osmanlı arşivleri akla gelmiş ve bir nebze de olsa mesleğe saygı duyulmuş olsa da arşivcinin hangi özelliklere sahip bir meslek elemanı olduğu konusunda ortak bir kanı oluşturulamamıştır. Bu nedenle arşivciliğe ilişkin açıklamaların hemen ardından bir de arşivci tarifinin yapılması bir zorunluluk halini almaktadır. Arşivci kavramını da sadece tanımlayıp bu tanım çerçevesinde arşivcilere gereken önem ve statünün verilmesini beklemek son derece iyimser bir beklentidir. Çünkü arşivcilerin kurumların ve toplumun gelecekteki hafızasının ne olacağına karar vermek gibi oldukça hayati bir sorumluluğu vardır. Hangi belgelerin arşivde korunmasına karar verdikten sonra birbiri ile ilişkili belgeler arasındaki bağlantıyı azaltmamak ya da gözden kaçırmamak ve bu ilişkiyi kullanıcısına aktarmak da yine arşivcilerin önemli görevleri arasında sayılabilir (Eastwood, 1993: 466). Ülkemizde yaklaşık yirmi yıldır üniversite düzeyinde arşivcilik eğitimi verildiğini ve arşivcilerin taşımak zorunda oldukları sorumlulukları göz önüne aldığımızda “arşivci” denildiği zaman hangi niteliklere sahip bir uzman personelden bahsettiğimizi netleştirmek durumundayız. Elbette bugüne kadar arşivci tanımlamaları yapılmıştır. Örneğin İsmet Binark Arşiv ve Arşivcilik Bilgileri kitabında arşivci: “değişik arşiv çalışmalarını yürüten veya yöneten ve arşivcilik konusunda özel eğitim görmüş kişidir” şeklinde tanımlanmıştır (Binark, 1980: 4). Bu yanlış bir tanımlama değildir ancak arşiv bilimi konusunda bilgi sahibi olmayan yöneticiler için kurumunda çalışacak arşivciyi seçiminde ya da arşivcinin toplumda statü kazanmasında katkı sağlayacak nitelikte açıklayıcı bir tanım değildir. Ancak bu tanımın 1980 yılında yapılmış olduğunu da dikkate alırsak böyle bir açıklama için belki de yazarına teşekkür etmemiz gerekir. 1995 yılında yayınlanmış olan “Arşivcilik Terimleri Sözlüğü”nde ise arşivci: Arşivlerin idaresiyle ve/veya arşivlerin yönetimiyle profesyonel olarak uğraşan kimse ifadeleriyle yerini almıştır (Arşivcilik Terimleri…, 1995: 6). Bu tanım da yanlış olmamakla birlikte tatmin edici ve açıklayıcı bilgiler içermemektedir. Burada vurgulamak istediğimiz nokta aradan yıllar geçmiş olmasına rağmen bu tanımların günün koşulları çerçevesinde yenilenmemiş ve güncellenmemiş olmasıdır. Arşivci ya da diğer bir ifadeyle arşivist (archivist): Arşiv belgelerinin belirlenmesi, tanımlanması, korunması, düzenlenmesi ve kullanıma sunulması işlemlerini ya da bu işlemlerden en az birini modern arşivcilik ilkeleri çerçevesinde yerine getirebilen, arşivcilik eğitimi almış kişidir. Bu tanımdan da anlaşıldığına göre arşivci olabilmek için modern arşivcilik teori ve uygulmalarına ilişkin eğitimin alınması yani arşivcilik uygulamlarına ilişkin uzmanlaşmanın, yetkinliğin olması gereklidir. Ülkemizdeki birçok kurum ve kuruluşun arşivinde eğitim almış arşivcilerin çalışmadığını biliyoruz. Bunun yanısıra arşivcilik bölüm ya da anabilim dallarından mezun olan öğrencilerimizin de neden işsiz kaldığını açıklamakta güçlük çekiyoruz. Bu çelişkinin tek mantıklı açıklaması vardır ülkemizde ne arşivcilik bir meslek ya da bilim dalı olarak ne de arşivciler bu mesleğin yetişmiş elemanları olarak gerekli ilgi ve saygıyı görmemektedir. Eğer kurumlarımızda üretilen bilgi ve belgenin sağlıklı koşullarda korunup, düzenlenip hizmete sunulmasını istiyorsak (eğitimli) arşivcilerimizi istihdam etmek durumundayız. Elbette bunu gerçekleştirmek için öncelikle arşiv kavramından ne anlamamız gerektiği oldukça önem taşımaktadır.
Kimi zaman özel ve tüzel kişilere ait belge grubu, kimi zaman da bu belgelerin bulundurulduğu mekân olarak bilinen arşiv özel ve/veya tüzel kişiler tarafından üretilen veya alınan, arşivsel değere sahip belgeleri belirli standartlar dâhilinde seçme, koruma, düzenleme ve kullanıma sunmaktan sorumlu organizasyon olarak tanımlanmalıdır. Zira mekânın karşılığı, büyüklüğü oranında arşiv binası ya da arşiv deposu belge grubunun karşılığı da arşiv fonu ya da genel anlamda arşiv belgeleri’dir. Arşivi belirli standart ve prosedürler dâhilinde faaliyet gösteren organizasyon olarak belirledikten sonra kendi içinde bu organizasyonları iki ana bölümlemeye tabi tutabiliriz. Bu bölümleme, arşivin belge ya da mekân bağlamında ayrıştırılması değil özel ve kamu arşivi olarak ayrılması şeklinde olmalıdır. Özel arşiv (private archives), resmi kaynaklı olmayan kuruluşların, kurumların, örgütlerin, ailelerin ve kişilerin arşivleri olarak tanımlanırken (Muhafazasına…, 1988; Devlet Arşiv..., 1988); kamu arşivi (public archives, records), hukuken kamuya ait, kamunun incelemesine açık olan arşiv olarak tanımlanır (Arşivcilik Terimleri…, 1995: 7). Bu iki arşiv türü sahipliği ve düzenlenme yöntemi, kullanıma sunulmasındaki şartlar ve amaçlar bağlamında birbirinden farklılık göstermektedir. Özel arşivler kamu arşivlerini tamamlayabilecek nitelikte kanıt niteliği taşıyan belgeleri içerirler ya da çoğu zaman böyle olduklarında özel arşiv değeri kazanırlar. Mülkiyeti, kullanım hakkı özel kuruluş ve kişilere ait olan bu arşivler çoğunlukla resmi faaliyetler sonucu kendiliğinden oluşmazlar. Kamu arşivi kavramının tüm dünyada kabul edilmiş ortak bir tanımının bulunmasına karşın özel arşivler için aynı şeyi iddia etmek pek mümkün değildir. Çünkü özel arşiv kapsamına hangi tür belge ya da arşivlerin gireceği ilgili ülkenin genel ve arşiv mevzuatına göre farklılık gösterebilmektedir. Kamu arşivi ise bilindiği gibi herhangi bir kamu kurumunun resmi işlemleri sonucunda üretilir ve idari ve entelektüel açılardan ilgili kurumun yetkisi dâhilinde kullanıma sunulur. Bu farklılıklar göz önüne alındığında böyle bir ayrımın yapılması doğaldır. Ancak böyle bir ayrımın yapılması özel ve kamu arşivlerinin tamamen birbirinden bağımsız olarak ele alınıp değerlendirilmesi gerektiği anlamını taşımaz. Çünkü özel arşivler çoğunlukla resmi kamu arşivlerinin tamamlayıcısı olduklarında arşivsel değer kazanmaktadırlar.
Arşivleri bu şekilde iki ana grubu ayırdıktan sonra arşivlerin varlık nedeni ve ana unsuru olan belgenin ya da hangi belgelerin hangi özellik ya da özelliklerinden dolayı arşiv belgesi olduğunun açıklanması, arşivciliğin herhangi bir koleksiyonerlikten farklı olduğunu anlamamızda ve arşiv belgelerinin seçiminin hangi kriterler bazında yapılması gerektiğine ışık tutacaktır. Bilindiği gibi belge (records), bir şahıs, kurum ya da kuruluş tarafından üretilen ya da kuruluşa gelen, fiziksel yapısı ya da özelliği ne olursa olsun, gelecekte kültürel, idari ve hukuki nedenlerden dolayı kullanılabilecek ve dolayısıyla kanıt niteliği de taşıyabilecek her türden kaydedilmiş bilgi olarak tanımlanmaktadır (Dearstyne, 2001: 1). Ancak üzerinde bilgi kayıtlı olan her belgenin arşivde korunması, düzenlenmesi ve hizmete sunulması hem gereksiz hem de anlamsız bir iş yükünü beraberinde getirecektir. Bu nedenledir ki arşivciler yalnızca arşiv belgesi niteliği taşıyan ya da gelecekte taşıyabilecek belgelerden sorumludur. Bu bağlamda arşiv belgesi (records), idari ve/veya entelektüel kullanımı nedeniyle saklanıp düzenlenen arşivsel değere sahip belge olarak ortaya koyulabilir. Ortaya konulan bu tanımlamada üzerinde dikkatle durulması ve her yönüyle açıklanması gereken ifade “arşivsel değer” ifadesidir. Eğer arşivsel değerin ne olduğu, hangi kıstasları kapsadığı yeteri kadar açık ifade edilmez ise kurumlarda üretilen belgelerden hangilerinin arşiv belgesi statüsünde ele alınması gerektiği konusunda karmaşa yaşanması ya da kişisel yaklaşımlarla yanlış veya kişiye bağlı uygulamaların ortaya çıkması kaçınılmazdır. Dolayısıyla arşivsel değerin ve bileşenlerinin arşiv işlemlerinden sorumlu kişilerce çok net olarak bilinmesi gerekir, zira arşiv sorumluları tüm işlemlerini bu bilgi ve bilinçle yürüterek doğru kararlar almak durumundadır. Bir arşiv malzemesi; yönetsel, kanıtsal, mali, tarihi, entelektüel, kültürel, antik, kendine özgü (manevi), yasal ve parasal (maddi) değer taşıyabilir. Burada sayılan her bir kullanım değeri ya da bunların tümü belgenin arşivsel değeri (archival value) olarak karşımıza çıkmaktadır (ODLIS…, 2009; Arşivcilik Terimleri…, 1995: 7). Bir belgeyi ya da belge grubunu arşivsel değerin bileşenleri çerçevesinde ele alıp değerlendiren arşiv uzmanı veya uzmanlardan oluşan komisyon belgenin imhasına, süreli ya da süresiz korunmasına karar verecektir. Bir başka deyişle arşiv belgeleri arşivsel değer kapsamında ele alınan en az bir değerinden dolayı saklanmaktadır. Arşivlerin öncelikle yönetime gerekli bilgi ve belgelerin sağlandığı bir kurum ya da birim olduğu dikkate alındığında arşivsel değer kapsamında ele alınan ve tespit edilmesi gereken belki de en önemli unsur yönetsel ya da idari değerdir. Yönetsel değer (administrative value); belgelerin güncel veya gelecekteki idari işlemlerin yürütülebilmesi ve/veya bunları belgeleme açısından taşıdıkları değer olarak tanımlanabilir. Yönetsel değer aynı zamanda arşiv belgelerinin birincil değeri olma özelliğini taşır ve üretimine neden olan faaliyet ya da işlemlerin önemi ve gizliliği bağlamında arşiv belgesi farklı önem ve gizlilik derecesine sahip olabilir. Dolayısıyla yönetsel değerin tam ve doğru olarak tespiti, belgenin üretildiği kurum veya kuruluşun idari işlemlerini, görevlerini, sorumluluklarını amaçlarını, gelecekteki plan ve politikalarını bilen arşivciler tarafından yapılabilir. Bu gerçek, arşivcilere çalıştıkları kurumun tüm bu özelliklerine vakıf olabilme sorumluluğunu da yüklemektedir. Çalıştığı kurumun organizasyon şemasını ve bu organizasyon içerisindeki birimlerin ve ünitelerin faaliyet ve sorumluluklarını bilmeyen bir arşivcinin ya da arşiv komisyonunun belgelerin yönetsel değeri hakkında doğru nitelemeyi yapmasını beklemek doğru bir yaklaşım değildir. Birçok kurum ve kuruluşumuzda arşivciliğin sıradan bir evrak memurluğu olarak görülmesi bu yanlış yaklaşımı beraberinde getirmiş, yönetimin gereksinim duyduğu bazı önemli belgeler ya yok olup gitmiş ya da erişilemez duruma gelmiştir. Kanıtsal değer (evidential value) ise, bir kuruluş veya örgütlenmeye ait arşiv malzemesinin bilgisel değerden farklı olarak o kuruluş ya da örgütlenmenin kökeni, yapısı, işlevleri, işleyiş tarzı veya belirgin işlevleri hakkında kanıt niteliği taşıyan değeri anlamına gelmektedir. Yönetsel ve kanıtsal değer belgenin varlık nedeni ile ilişkilendirildiği için bunlara belgenin birincil değeri (primary value) de denilmektedir (ODLIS…, 2009). Arşiv belgeleri kanıtsal değeri tekil anlamda sağlayabildikleri gibi kimi zaman da ilişkili diğer belgeleri bütünledikleri zaman bu özelliği kazanmaktadırlar. Bu nedenle kanıtsal değer hakkında karar verirken belgenin hangi amaçla ya da hangi faaliyetin bir parçası olarak üretildiğine dikkat edilmesi ve gelecekte kanıt niteliği taşıyıp taşımayacağının olasılıklar dâhilinde değerlendirilmesi gerekir. Yine bu kapsamda göz önüne alınması gereken önemli bir nokta resmi bir belgenin taşıması gereken unsurların belgenin üzerinde var olmasıdır. Örneğin belgenin tarihi ya da imza bölümü eksik ise ya da okunamıyorsa kanıtsal değeri kaybedeceğini ya da hukuki kanıt niteliğini yitireceğini rahatlıkla söyleyebiliriz. Arşiv belgelerinin kişisel bir nüfus kaydı, uluslararası bir antlaşma ya da bir sabıka kaydı gibi geniş bir yelpazede çeşitlilik gösterdiği düşünüldüğünde söz konusu belgenin kanıtsal değeri ve bu değerin belgenin gizlilik derecesine olan etkisi son derece önem kazanmaktadır. Arşivsel değer kapsamında önem derecesi açısından ilk iki sıraya koyduğumuz yönetsel ve kanıtsal değerin dışında; belgelerin mevcut veya gelecekteki mali veya finansal işlerin yürütülmesi ve/veya bunların kanıtlanması açısından taşıdıkları değer olarak tanımlayabileceğimiz mali değer (fiscal value), tarihi, kültürel ya da entelektüel araştırmalara kaynaklık edebileceğini düşündüğümüz tarihi, kültürel değer (historical, cultural value) ve belgenin ait olduğu kurum ve kişilere göre değişebilen belgenin kendine özgü manevi değeri bulunabilir. Ayrıca belgenin yönetsel, kanıtsal ve mali değeri dışında kalan bilgisel değeri, araştırma değeri başlığı altında toplayabiliriz. Araştırma değeri ise arşivlerin objektif bilgi sunan birincil kaynaklar olarak bilim ve kültür dünyasındaki çalışmalarda kullanılabilme olasılığını dikkatle değerlendirmemiz gerekliliğini zorunlu kılan önemli bir unsurdur. Araştırma değeri aynı zamanda arşiv belgesinin ikincil değeri (secondary value) olarak ta ifade edilebilmektedir (ODLIS…, 2009). Sıraladığımız tüm özellikler tekil olarak ya da bütünsel olarak arşivsel değeri ifade etmekte ve belgenin arşiv belgesi niteliği kazanmasına neden olmaktadır. Arşivsel değeri oluşturan unsurları sıralayıp birincil ve ikincil değer bağlamında önem derecesini ortaya koymamız bir başka bakış açısıyla bu değerlerden hiçbirine sahip olmayan ve gelecekte de sahip olması mümkün olmayan arşive devredilmiş malzemenin de yetkili komisyonlar tarafından incelendikten sonra imha edilmesi gerektiğine işaret etmektedir. Arşiv belgelerinin doğru belirlenmesi ya da imhaya ayrılacak malzemenin doğru tespiti belgelerin düzenlenmesi ve kullanıma sunulması kadar önemli bir süreçtir. Çünkü bu aşamada yapılacak her türlü hatalı uygulama ya arşiv belgelerinin bir kısmının yok olmasına ya da gereksiz işgücüne ve iş yoğunluğuna neden olacaktır.
Sonuç
Bildiride açıklamaya çalıştığımız arşivcilik, arşivci, arşiv, özel arşiv, kamu arşivi, arşiv belgesi, arşivsel değer gibi kavramlar arşivciliğin tüm aşamaları için gündeme gelebilecek temel kavramların yalnızca küçük bir bölümüdür. Ayrıca bu kavramların iyi bilinmesi arşivcilik uygulamalarının nasıl yapıldığından ziyade neden yapıldığının anlaşılmasına ve özümsenmesine yardımcı olacaktır. Bunun yanı sıra arşivciliğe ilişkin kavramların tek tek ele alınarak ilgililerce bilinmesini sağlamak bu bilim dalı ve mesleğin ne kadar kapsamlı ve önemli olduğunu da ortaya koyacaktır ümidini taşımaktayız. Eğer bir bilim dalını geliştirmek, kamuoyunda ve özellikle ülkenin bilim ve kültür politikalarında gündemde tutulmasını sağlamak istiyorsak o bilim dalının kavramları ve tanımları üzerindeki kargaşayı ortadan kaldırarak doğru tanımlanmış ortak kavramlar üzerinden bilim dalının felsefesi ve getirileri ilgililere anlatılmalıdır. Bu bağlamda yıllardır hak ettiği değeri ve statüyü kazanamamış arşivcilik için kavramsal çalışmaların yapılması hatta arşivciliğin felsefi boyutlarıyla da tartışmaya açılarak gündemde tutulması oldukça önemlidir.
Kaynakça
Arşivcilik Terimleri Sözlüğü: Dictionary for Archival Terminology: Almanca, İngilizce, Fransızca, İtalyanca, Hollandaca, Rusça ve İspanyolca Karşılıklarıyla: With Equivalents in German, English, French, Italian, Dutch, Russian and Spanish. (1995). Türkçe Hazırlayan ve Genişleten: Bekir Kemal Ataman. İstanbul: Librairie de Péra.
Binark, İsmet. (1980). Arşiv ve Arşivcilik Bilgileri. Ankara: T.C. Başbakanlık Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı.
Büyük Türkçe Sözlük. (2007). http://tdkterim.gov.tr/bts/
Dearstyne, Bruce W. (2001). Arşivsel Girişim: Modern Arşivcilik İlkeleri, Uygulamaları ve Yönetim Teknikleri. Çev: Mustafa Akbulut ve A. Oğuz İcimsoy. İstanbul: [yayl. y.].
Eastwood, Terry. (1993). “Educating Archvisits About Information Technology”, American Archivists 56: 458-466.
Özdemirci, Fahrettin. (1998). “Arşivciliğe Felsefi Yaklaşım”. I. Milli Arşiv Şurası: Tebliğler-Tartışmalar. 20-21 Nisan 1998 Ankara içinde (461-471). Ankara: T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”. (1988). T.C. Resmi Gazete (19816, 16.5.1988).
“Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulu Hakkında Kanun”. (1988). T.C. Resmi Gazete (19949, 28.9.1988).
”ODLIS-Online Dictionary for Library and Information Science”. (2009). http//lu.com/odlis/
* Doç. Dr., Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü’nde öğretim üyesidir. E-posta: frukanci@gmail.com.
** Yrd. Doç. Dr., Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü’nde öğretim üyesidir. E-posta: hakananameric@gmail.com.